Informativa privacy Clienti, Fornitori e Terzi

Timat Service s.r.l.

INFORMATIVA PRIVACY CLIENTI, FORNITORI E TERZI

ARTICOLI 13 – 14 DEL REG. UE 679/2016

INFORMATIVA SULLA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI PER

IL CLIENTE – FORNITORE – TERZO

DI TIMAT SERVICE S.R.L.

Aggiornamento giugno 2018

La presente informativa potrà subire delle modifiche a seguito dell’introduzione di nuove norme oppure a seguito di nuovi trattamenti che la società TIMAT SERVICE S.r.l. potrebbe porre in essere. La preghiamo pertanto di visitare periodicamente il nostro sito web www.timat.it nella sezione “Informativa per i Clienti-Fornitori-Terzi” per gli aggiornamenti.

Per qualsiasi chiarimento, informazione, esercizio dei diritti elencati nella presente informativa, si prenda contatti con timat@timat.it oppure – per invio racc. a/r – con TIMAT SERVICE S.r.l. in Via Pasubio n. 16 a 36051 Creazzo (VI) oppure potrà contattarci direttamente al n. tel. + 39 444 226122

Indice

1. Informazioni generali sulla Privacy.

2. Definizione di dati personali e di trattamento degli stessi.

3. Individuazione del titolare, responsabile e incaricato del trattamento.

3.1 Il Titolare del trattamento.

3.2 Il Responsabile del trattamento.

3.3 Gli incaricati al trattamento

4. Elenco delle attività di trattamento e delle specifiche finalità.

4.1 Regole generali.

4.2 Trattamenti svolti per fini precontrattuali e contrattuali nei confronti dei Clienti.

4.3 Trattamenti svolti per fini precontrattuali e contrattuali nei confronti dei Fornitori.

4.4 Trattamenti svolti per fini di cortesia nei confronti dei Clienti e Fornitori.

4.5 Trattamenti svolti per il vaglio del CV dei Terzi.

4.6 Trattamenti finalizzati all’invio di comunicazioni commerciali per il Cliente-Fornitore e Terzo.

4.7 Trattamenti svolti mediante il sito web nei confronti degli utenti.

4.8 Trattamenti svolti mediante sistemi di videosorveglianza.

4.9 Clausola di chiusura sui trattamenti.

5. I diritti del Cliente – Fornitore – Terzo.

6. Misure di sicurezza.

***

1. Informazioni generali sulla Privacy

Con la presente informativa la società TIMAT SERVICE S.r.l. (d’ora in avanti TIMAT) in Via Pasubio n. 16 a 36051 Creazzo (VI) con P.Iva 00917970246, Cap. Soc. € 57.778,00 i.v. – Reg. Imp. VI n. 17/97 Rea 243322, nella persona del legale rappresentante pro-tempore – quale titolare del trattamento dei dati personali – desidera informarLa sul trattamento dei Suoi dati personali in attuazione del Reg. UE 2016/679 che stabilisce le regole per proteggere e tutelare le persone fisiche con riguardo al trattamento dei loro dati personali.

La presente informativa regola il trattamento dei dati per le finalità illustrate al punto 4 e seguenti. Per tutti i trattamenti svolti mediante il nostro sito web www.timat.it, si veda il link “Informativa Privacy del sito web” pubblicato sullo stesso sito.

Il trattamento dei dati personali è improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza, protezione della riservatezza del Cliente nonché di tutela dei suoi diritti. TIMAT s’impegna ad osservare i principi suddetti e, anche a tal fine, La informa fin da subito che – fatta eccezione per quei trattamenti cui la legge prevede il Suo esplicito consenso – fornendo i Suoi dati personali, Lei accetta e acconsente di essere vincolato alle condizioni e ai termini di cui alla presente informativa.

Il Reg. Ue 679/2016 prevede una tutela rafforzata nei confronti del minore di sedici anni, per cui il trattamento dei dati di quest’ultimo potrà essere da noi effettuato solo se il consenso sia preventivamente rilasciato oppure autorizzato dal titolare della responsabilità genitoriale.

Ad ogni buon conto, TIMAT vuole darLe alcune informazioni sul concetto di trattamento dei dati personali, sulle persone che li gestiscono, sulle principali attività di trattamento che la nostra associazione professionale pone in essere, nonché sui Suoi diritti di interessato.

2. Definizione di dati personali e di trattamento degli stessi.

Per dati personali s’intendono tutte quelle informazioni che individuano o rendono individuabile una certa persona fisica. Trattasi di informazioni che direttamente permettono l’identificazione del soggetto (come il nome, il cognome o il codice fiscale) oppure solo indirettamente (come i cookie di profilazione, nel caso di utilizzo degli stessi nel sito web).

Per trattamento dei dati personali, invece, s’intende qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insieme di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.

3. Individuazione del titolare, responsabile e incaricato del trattamento.

3.1 Il Titolare del Trattamento.

Il titolare del trattamento è la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali. E’ peraltro colui che si occupa dei profili sulla sicurezza. Relativamente al trattamento dei Suoi dati personali, il titolare del trattamento è la società TIMAT nella persona del legale rappresentante pro – tempore, meglio specificata in epigrafe. Per ogni chiarimento o esercizio dei diritti che Le competono potrà contattarla agli indirizzi già segnalati.

3.2 Il Responsabile del trattamento.

Il Responsabile del trattamento è, invece, la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che tratta i Suoi dati personali per conto del titolare del trattamento. Relativamente al trattamento dei Suoi dati personali, il titolare ha nominato quali responsabili esterni i seguenti soggetti:

– il proprio studio di commercialisti, che tratterà solo i dati necessari per ottemperare agli obblighi di natura fiscale e contabile cui il titolare è sottoposto per legge;

– l’Agenzia Web che gestisce il sito web www.timat.it, la quale potrebbe trattare i dati degli utenti durante la navigazione;

– la società che fornisce il software di gestione dei dati, la quale potrebbe trattare i Suoi dati al momento della manutenzione, assistenza, aggiornamento del sistema.

Per qualsiasi informazione riguardante il tipo di dati che esse trattano, le modalità del trattamento, la ragione sociale delle stesse, si contattino gli indirizzi già segnalati. La nomina dei soggetti suddetti – come il loro perimetro di responsabilità – sono circoscritti agli ambiti di trattamento già menzionati.

3.3 Gli incaricati al trattamento.

Per quanto riguarda gli incaricati, ossia le persone fisiche che trattano i Suoi dati all’interno dell’azienda, TIMAT ha formalmente nominato i propri dipendenti come incaricati. Ognuno di essi è stato istruito e formato – in relazione al tipo di attività che compie all’interno dell’azienda – per trattare con cura i Suoi dati.

Per maggiori informazioni anche riguardanti tali soggetti, si contattino gli indirizzi già segnalati.

4. Elenco delle attività di trattamento e delle specifiche finalità.

4.1 Regole generali.

Nessun dato del Cliente, Fornitore o Terzo verrà diffuso o comunicato ad organizzazioni internazionali. Salva la collocazione dei server della nostra società nel territorio dell’UE, il titolare del trattamento potrebbe trasferire alcuni Suoi dati in Paesi Extra UE ma ciò solo per esigenze di natura contrattuale (in effetti, in certi casi il Cliente richiede la spedizione della merce in Paesi non facenti parte dell’UE). Per obblighi di legge oppure per fini contrattuali, alcuni dati potrebbero essere comunicati a soggetti esterni (si vedano i commi seguenti alla voce “Comunicazione dati”). Tutti i trattamenti sono svolti presso la sede di lavoro della nostra società, con modalità di natura informatica (anche mediante l’utilizzo di gestionali, email, pec, conservazione dei dati nei nostri server, altro) e cartacea (stampa dei documenti, compilazione di moduli, altro). Nessun trattamento automatizzato, come la profilazione, sul quale si fondano decisioni che hanno effetti giuridici o che incidono in modo analogo sulla sfera delle persone fisiche, viene svolto da TIMAT.

4.2 Trattamenti svolti per fini precontrattuali e contrattuali nei confronti dei Clienti.

Dati che potremmo trattare. Nome e cognome, indirizzo di residenza/domicilio e di destinazione della merce, partita iva, ragione sociale, indirizzo della sede legale e sedi operative, email, telefono, coordinate bancarie, codice fiscale.

Base giuridica del trattamento. Esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato (come richieste di preventivi), esecuzione del contratto (stipulazione del contratto di spedizione) oppure obblighi di legge (obblighi di natura fiscale).

Obbligatorietà o meno del conferimento dei dati. Il Cliente non è obbligato a fornire i dati suddetti. Tuttavia il mancato conferimento non permette a TIMAT di presentare il preventivo, oppure di espletare l’attività oggetto del contratto.

Comunicazione dei dati. Per ottemperare a obblighi contrattuali o di legge alcuni dei dati suddetti potrebbero essere comunicati ad istituti di credito, assicurativi, ad enti pubblici, oppure alle compagnie di trasporto che per contratto spediranno la merce verso il destinatario. Per difendere i propri diritti, TIMAT potrebbe comunicare tali dati anche ad avvocati. In ogni caso, i dati suddetti potrebbero essere comunicati anche ai dipendenti della società all’uopo incaricati, oppure ai responsabili esterni summenzionati.

Periodo di conservazione dei dati. Nel caso in cui il Cliente manifestasse interesse rispetto al preventivo ma non stipulasse immediatamente il contratto, i dati contenuti nell’offerta verranno conservati per 6 mesi e poi cancellati. Nel caso, invece, di inequivoca mancata accettazione del preventivo, i Suoi data verranno immediatamente cancellati. Infine, nel caso di stipulazione del contratto, i dati saranno conservati per 10 anni dalla cessazione del rapporto contrattuale per esigenze di tutela legale, fiscale e contabile cui la nostra società è tenuta per legge.

Considerazioni finali. Il Cliente – preso atto della presente informativa – dichiara di fornire la stessa ai propri dipendenti, i quali – in virtù del rapporto precontrattuale o contrattuale tra il Cliente e TIMAT – potrebbero fornire i propri dati alla nostra società.

4.3 Trattamenti svolti per fini precontrattuali e contrattuali nei confronti dei Fornitori di servizi.

Dati che potremmo trattare. Nome, cognome, ragione sociale, partiva iva, sede legale e sedi operative, coodrinate bancarie, telefono, email, altro.

Base giuridica del trattamento. Esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato (richiesta di preventivi), esecuzione del contratto (stipula del contratto di fornitura del servizio) o obblighi di legge (obblighi di natura fiscale).

Obbligatorietà o meno del conferimento dei dati. Il Fornitore di servizi non è obbligato a fornire i dati suddetti. Tuttavia il mancato conferimento non permette a TIMAT di valutare l’opportunità di stipulare con esso il contratto di servizi oppure di procedere alla stipula del contratto.

Comunicazione dei dati. Per ottemperare a obblighi contrattuali o di legge alcuni dei dati suddetti potrebbero essere comunicati ad istituti bancari, assicurativi oppure ad enti pubblici. Per difendere i propri diritti, la società potrebbe comunicare tali dati anche ad avvocati. In ogni caso, i dati suddetti potrebbero essere comunicati anche ai dipendenti della società all’uopo incaricati, oppure ai responsabili esterni summenzionati.

Periodo di conservazione dei dati. Nel caso in cui TIMAT fosse interessata al preventivo, ma al momento della presentazione non avesse necessità di stipula del contratto, allora i Suoi dati verranno conservati per il periodo massimo di 12 mesi per poi procedere alla loro cancellazione. Invece, nel caso di preventivi manifestamente non interessanti, i Suoi dati verranno cancellati immediatamente. Infine, nel caso di stipulazione del contratto i dati saranno conservati per dieci anni dalla cessazione del rapporto contrattuale per esigenze di tutela legale, fiscale e contabile cui la nostra società è tenuta per legge.

Considerazioni finali. Il Fornitore – preso atto della presente informativa – dichiara di fornire la stessa ai propri dipendenti, i quali – in virtù del rapporto precontrattuale o contrattuale tra il Fornitore e TIMAT – potrebbero fornire i propri dati alla nostra società.

4.4 Trattamenti svolti per fini di cortesia nei confronti del Cliente o Fornitore.

Dati che potremmo trattare. Nome, cognome, email, telefono, ragione sociale, sede legale (tra questi, solo quelli strettamente necessari).

Base giuridica del trattamento. Legittimo interesse del titolare del trattamento.

Obbligatorietà o meno del conferimento dei dati. Il Cliente o Fornitore non è obbligato a fornire tali dati, tuttavia il mancato conferimento non permette al titolare di fornire dei servizi di cortesia a favore dei Clienti o Fornitori fidelizzati. Per servizi di cortesia s’intende l’invio di biglietti di auguri in prossimità delle festività, oppure inviti a particolari eventi o altro. Il titolare ritiene che lo speciale rapporto instaurato con taluni Clienti o Fornitori meriti la sussistenza dell’interesse legittimo all’invio di comunicazioni aventi ad oggetto i servizi di cortesia suddetti. Ciò non incide sui diritti e libertà dell’interessato.

Comunicazione dei dati. Nessuna comunicazione di tali dati sarà effettuata nei confronti di terzi. In effetti, i dati suddetti saranno trattati unicamente dai dipendenti della nostra società formalmente incaricati per svolgere tale trattamento.

Periodo di conservazione dei dati. Il periodo di conservazione dipende dalla volontà del Cliente o del Fornitore che in qualsiasi momento, contattando gli indirizzi di cui sopra, potrà opporsi a tale tipo di trattamento.

4.5 Trattamenti svolti per il vaglio del CV dei terzi.

Dati che potremmo trattare. Nome, cognome, email, telefono, percorso formativo, codice fiscale, altro.

Base giuridica del trattamento. Consenso preventivo rilasciato dal candidato in calce al CV.

Obbligatorietà o meno del conferimento dei dati. Il conferimento di tali dati non è obbligatorio. Tuttavia l’omissione di taluni dati non permette a TIMAT di vagliare la proposta proveniente dal candidato.

Comunicazione dei dati. Nessuna comunicazione di tali dati sarà effettuata verso l’esterno. In effetti, i dati suddetti saranno trattati unicamente dai dipendenti della società formalmente incaricati per svolgere tale trattamento.

Periodo di conservazione dei dati. Il periodo di conservazione dipende dall’instaurazione o meno del rapporto di lavoro. Infatti, nel caso in cui TIMAT non fosse interessata al profilo, si provvederà a cancellare immediatamente i dati del candidato. Invece, nel caso di profili interessanti ma non necessari al momento della presentazione, TIMAT conserverà i dati per il periodo massimo di un anno. Infine, nel caso di stipulazione del contratto di lavoro con il candidato, la nostra società conserverà i dati del nuovo dipendente per dieci anni dalla cessazione del rapporto contrattuale e ciò per fini di tutela legale.

4.6 Trattamenti finalizzati all’invio di comunicazioni commerciali per i Clienti-Fornitori e Terzi.

Dati che potremmo trattare. Email, indirizzi, numero di telefono (tra questi, soli i dati strettamente necessari).

Base giuridica del trattamento. Consenso dell’interessato o interesse legittimo del titolare (in quest’ultimo caso solo nei confronti di alcuni Clienti o Fornitori, i quali – in virtù di rapporti contrattuali già in essere o precedenti con la nostra società – si aspettano da TIMAT l’invio di comunicazioni in linea con i propri gusti o interessi già manifestati).

Obbligatorietà o meno del conferimento dei dati. Il rilascio di tali dati non è obbligatorio, tuttavia il mancato conferimento non permette alla nostra società di inviare comunicazioni commerciali per promuovere nuovi servizi, prodotti, eventi e altro.

Comunicazione dei dati. I dati utilizzati per tale trattamento non saranno comunicati a soggetti esterni.

Periodo di conservazione dei dati. Il periodo di conservazione dei dati per finalità di pubblicità dipende dalla volontà del Cliente – Fornitore e Terzo, che in qualsiasi momento potrà revocare il consenso precedentemente prestato. Nel caso di trattamento basato sul legittimo interesse del titolare, il Cliente o Fornitore interessato potrà opporsi in qualsiasi momento al trattamento stesso.

4.7 Trattamenti svolti mediante il sito web nei confronti degli utenti.

TIMAT dispone del sito web www.timat.it mediante il quale il titolare raccoglie dati dell’interessato. Per maggiori informazioni relative ai trattamenti svolti mediante il sito web, si veda il link “Informativa del sito web” inserito in calce al sito stesso.

4.8 Trattamenti svolti mediante il sistema di videosorveglianza.

Premessa. Tale informativa integra le informative brevi (la cartellonistica) apposte presso la sede legale di TIMAT, ove sono installati i sistemi di videosorveglianza.

Dati che potremmo trattare. I sistemi di videosorveglianza utilizzati dalla nostra società sia all’interno che all’esterno della propria sede potrebbero rilevare immagini di Clienti, Fornitori e Terzi.

Base giuridica del trattamento. Benché TIMAT abbia a cuore la prestazione del Suo consenso anche relativamente a tale trattamento, la possibilità di acquisirlo risulta in concreto limitata dalle caratteristiche stesse dei sistemi di rilevazione. Per questa ragione, la nostra società ritiene di poter fondare la legittimità della videosorveglianza sul proprio interesse legittimo, consistente – non solo nella protezione del patrimonio – ma anche nella volontà di tutelare l’incolumità dei Suoi Clienti, Fornitori e terzi (i cui diritti e libertà non sono compromessi da tale trattamento giacché posto in essere attenendosi a principi di necessità e di proporzionalità).

Obbligatorietà o meno del conferimento dei dati. Nessun conferimento di dato è obbligatorio, ma la mancata acquisizione non permette all’interessato di poter accedere alla sede di TIMAT.

Comunicazione dei dati. Per ottemperare a obblighi contrattuali oppure ad obblighi di legge alcuni dei dati suddetti potrebbero essere comunicati alle Forze dell’Ordine, all’Autorità Giurisdizionale oppure ad enti pubblici. Per difendere i propri diritti, TIMAT potrebbe comunicare tali dati anche ad avvocati. In ogni caso, i dati forniti attraverso il sistema di videosorveglianza saranno comunicati solo ai dipendenti formalmente incaricati per lo svolgimento di tale trattamento.

Periodo di conservazione dei dati. I sistemi i videosorveglianza utilizzati da TIMAT registrano le immagini per un periodo di tempo proporzionato agli scopi di protezione di cui sopra. Tale periodo di tempo non compromette i diritti e le libertà degli interessati. Per qualsiasi informazione in merito, si contattino gli indirizzi già segnalati.

4.9 Clausola di chiusura sui trattamenti.

TIMAT tratta solo i dati strettamente necessari per porre in essere le diverse finalità del trattamento. I dati che Lei ci fornirà non verranno in alcun modo diffusi, né trasferiti ad organizzazioni internazionali. Tutti i trattamenti sono svolti presso la sede legale della nostra società oppure presso la sede dei responsabili del trattamento summenzionati. Nessun trattamento automatizzato, come la profilazione, sul quale si fondano decisioni che hanno effetti giuridici o che incidono in modo analogo sulla sfera delle persone fisiche, viene svolto da TIMAT. Salvi i trattamenti svolti per fini contrattuali e di legge, nessun trattamento dei Suoi dati verrà svolto senza il Suo preventivo consenso. In taluni casi, e solo ove il trattamento sia effettuato a vantaggio dell’interessato giacché questi vanta una legittima aspettativa in tal senso – la base giuridica del trattamento risiederà nell’interesse legittimo della nostra società. I Suoi dati non verranno comunicati a soggetti terzi, a meno che ciò dipenda da obblighi contrattuali oppure di legge. La nostra società s’impegna a non trasferire dati in Paesi Extra Ue: in ogni caso, se ciò dovesse accadere, il trasferimento verrà effettuato con tutte le garanzie richieste dalla legge (decisione di adeguatezza, norme vincolanti d’impresa, contratto, ecc.) Il termine di conservazione dei dati – salva la revoca o l’opposizione dell’interessato – corrisponderà al termine di esecuzione del servizio.

5. I diritti del Cliente – Fornitore – Terzo.

L’interessato – ossia colui che mette a disposizione del titolare del trattamento i propri dati personali – è titolare dei seguenti diritti:

  • il diritto dell’interessato di chiedere al titolare l’accesso ai dati personali, ossia di sapere quali dati tratta il titolare;

  • il diritto ad ottenere il loro aggiornamento;

  • il diritto ad ottenere la rettifica, ossia il diritto di far modificare i propri dati qualora siano cambiati;

  • il diritto all’integrazione dei propri dati ossia il diritto a integrare i dati con altre informazioni fornite dall’interessato;

  • il diritto alla limitazione del trattamento che lo riguardino, ossia di limitare l’uso dei dati da parte del titolare del trattamento;

  • il diritto di opporsi, per motivi legittimi, al loro trattamento;

  • il diritto alla portabilità dei dati ossia il diritto a ricevere tutti i dati personali trattati dal titolare in un formato strutturato e leggibile su supporto informatico;

  • il diritto a chiedere la cancellazione dei propri dati al titolare;

  • la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;

  • il diritto di ottenere l’attestazione che le operazioni di aggiornamento, rettificazione, integrazione dei dati, cancellazione, blocco dei dati, trasformazione, siano state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato;

  • il diritto di revocare in qualsiasi momento il consenso esplicito precedentemente prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento posto in essere fino a quel momento;

  • il diritto di proporre reclamo presso il Garante per la Protezione dei dati personali nel caso di violazioni della normativa.

Per una disamina più approfondita dei diritti che Le competono si vedano gli artt. 15 – 16 – 17 – 18 – 20 – 21 del Reg. Ue 679/2016. Le richieste possono essere indirizzate al titolare del trattamento, senza formalità, agli indirizzi in epigrafe.

6. Misure di sicurezza

Il titolare del trattamento s’impegna a proteggere i Suoi dati adottando tutte le misure di sicurezza informatiche e fisiche necessarie. Nessun sistema di sicurezza garantisce, tuttavia, con assoluta certezza tale protezione. Pertanto, salvi i casi di responsabilità per colpa del titolare del trattamento, TIMAT non risponde per il fatto compiuto da terzi che abusivamente accedono ai sistemi e ai luoghi di lavoro senza le dovute autorizzazioni. Per qualsiasi informazione relativa alle misure di sicurezza, si contattino gli indirizzi già segnalati in epigrafe.